Was ist flexibles Arbeiten und warum sollten Sie Flexibilität am Arbeitsplatz ermöglichen?

In diesem Artikel zeigen wir die Vorteile und potenziellen Nachteile flexibler Arbeitsregelungen. Außerdem stellen wir praktische Schritte vor, mit denen Sie mehr Flexibilität im Job bieten.

Flexibilität wird ein zunehmend wichtiger Faktor für die Entscheidung von Arbeitnehmenden für ein Unternehmen. Da immer mehr Unternehmen flexible Arbeitsregelungen anbieten, verlieren diejenigen, die dies nicht tun, ihre besten Talente – und werden es zunehmend schwer haben, sie zu ersetzen.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen ein attraktiver Arbeitgeber wird oder bleibt, sollten Sie daher dringend über flexible Arbeitsregelungen nachdenken.

In diesem Leitfaden finden Sie alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Flexibilität wichtig ist und wie Sie erfolgreich flexible Arbeitsregelungen einführen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist flexibles Arbeiten?
• 5 beliebte Formen von flexiblen Arbeitsregelungen
• Warum ist Flexibilität am Arbeitsplatz so wichtig?
• Die 7 wichtigsten Vorteile von flexiblem Arbeiten
• Was sind die Herausforderungen und Nachteile von flexiblen Arbeitsregelungen?
• Wie Sie erfolgreich mehr Flexibilität am Arbeitsplatz bieten
  • 1. Finden Sie heraus, welche Art von Flexibilität Ihre Mitarbeitenden am meisten schätzen
  • 2. Denken Sie an die Herausforderungen (und ergreifen Sie Maßnahmen, um dagegen vorzugehen)
  • 3. Erstellen Sie eine Richtlinie für flexible Arbeitsregelungen, denn Klarheit ist das A und O!
• Flexible Arbeitsregelungen: Fazit

Was ist flexibles Arbeiten?

Statt eines einheitlichen Arbeitsmodells, bei dem alle zur gleichen Zeit im Büro sein müssen, berücksichtigen flexible Arbeitsregelungen die individuellen Bedürfnisse, Vorlieben und Verfügbarkeit der Mitarbeitenden. Auf diese Weise geben Sie ihnen die Möglichkeit, so zu arbeiten, wie es ihnen passt, und stellen gleichzeitig sicher, dass die Unternehmensziele erreicht werden.

Flexibilität im Job bezieht sich in der Regel vor allem auf zwei wichtige Aspekte:

1. zeitliche Flexibilität – wann wird die Arbeit erledigt?
2. ortsbezogene Flexibilität – wo wird die Arbeit erledigt?

Schauen wir uns nun an, wie Flexibilität im Job in der Praxis aussehen kann.

5 beliebte Formen von flexiblen Arbeitsregelungen

Flexibilität im Job kann viele verschiedene Formen annehmen. Zu den häufigsten Formen flexibler Arbeitsregelungen gehören:

• Gleitzeit (oder flexible Arbeitszeiten). Die Arbeitnehmenden können ihre Arbeitszeit bis zu einem gewissen Grad flexibel gestalten. Sie können zum Beispiel früher anfangen und später aufhören oder sich nachmittags ein paar Stunden frei nehmen und sie an einem anderen Tag nachholen.
  
• Telearbeit/ Arbeit aus dem Homeoffice. Die Mitarbeitenden können ganz oder teilweise aus dem Homeoffice arbeiten und/oder aus dem Ausland. Einige Unternehmen bieten komplett flexible Regelungen für Telearbeit an, während andere ein Mischmodell eingeführt haben.
  
• Eine verkürzte Arbeitswoche. Bei der verkürzten Arbeitswoche handelt es sich um eine Form der Gleitzeit, bei der die Arbeitnehmenden ihre Arbeitswoche auf weniger Tage verkürzen können. Wenn die normale Wochenarbeitszeit beispielsweise 40 Stunden beträgt, können sich die Arbeitnehmenden für vier 10-Stunden-Tage statt für fünf 8-Stunden-Tage entscheiden.

• Vier-Tage-Woche. Untersuchungen zeigen, dass Arbeitnehmende in einer Vier-Tage-Woche genauso produktiv sind – wenn nicht sogar produktiver – und dass der fünfte Tag der Arbeitswoche eigentlich nicht nötig ist. Mit dem Vier-Tage-Modell wird der fünfte Arbeitstag abgeschafft, so dass die Mitarbeitenden weniger Stunden arbeiten, ohne dass sich ihre Arbeitsbelastung oder ihr Gehalt verringert.
  
• Jobsharing. Anstelle einer Vollzeitstelle für eine bestimmte Aufgabe wird die Aufgabe zwischen zwei Teilzeitstellen aufgeteilt. So haben die Jobsharing-Beschäftigten die Flexibilität einer Teilzeitstelle, während das Unternehmen weiterhin von der Leistung einer Vollzeitstelle profitiert.

Warum ist Flexibilität am Arbeitsplatz so wichtig?

Flexibilität im Job hat einen großen Einfluss auf die einzelnen Mitarbeitenden, auf die Firmenkultur im Allgemeinen und letztlich auf den Gesamterfolg des Unternehmens.

Wenn Sie flexibles Arbeiten zulassen, erkennen Sie die Tatsache an, dass nicht alle Mitarbeitenden gleich sind und schaffen ein Umfeld, das diesen Unterschieden Rechnung trägt. Diese Art von Freiheit und Autonomie ist entscheidend für ein positives Mitarbeitererlebnis, das sich wiederum stark auf das Engagement, die Leistung und die Bindung der Mitarbeitenden auswirkt.

Eine Umfrage von Atlassian, in der Mitarbeitende mit und ohne flexiblen Standortregelungen verglichen wurden, ergab, dass von den Mitarbeitenden mit Standortflexibilität 83 Prozent eine positive Einstellung zur Unternehmenskultur ihres Unternehmens haben. Nur 43 Prozent der Mitarbeitenden ohne Standortflexibilität teilen diese positive Ansicht.

Flexibilität ist dabei nicht nur ein nettes Extra. Vielmehr wird sie von Arbeitnehmenden zunehmend erwartet und aktiv eingefordert, wenn sie sich um eine Stelle bewerben und Karriereentscheidungen treffen. Und das gilt für alle: Laut einer Umfrage von LiveCareer erwarten 76 Prozent der Millennials, 69 Prozent der Gen Z und 64 Prozent der Gen X ein gewisses Maß an Flexibilität im Job.

Letztendlich geht es bei flexiblen Arbeitsregelungen darum, Ihren Mitarbeitenden zu ermöglichen, ihre beste Leistung zu bringen. Wichtig dabei ist, dass Sie sich den Erwartungen der Mitarbeitenden anpassen, ein Umfeld schaffen, in dem alle eine Chance auf Erfolg haben, eine starke und attraktive Employer Brand entwickeln und in der sich ständig verändernden Arbeitswelt anpassungsfähig bleiben.

Die 7 wichtigsten Vorteile von flexiblem Arbeiten

In einer Umfrage von Deloitte unter mehr als 1.000 US-amerikanischen Arbeitnehmenden gaben 94 Prozent der Befragten an, dass flexible Arbeitsregelungen für sie von Vorteil wäre. Ein eindeutiges Votum für mehr Flexibilität im Job!

Was genau sind also die Vorteile? Flexibles Arbeiten:

1. steigert die Produktivität und Leistung. Jeder Mensch ist anders. Manche Menschen sind morgens produktiver, andere kommen erst später am Tag in Schwung. Manche Menschen arbeiten am besten in einer geselligen Umgebung, andere wiederum fühlen sich am wohlsten, wenn es still ist und sie konzentriert arbeiten können. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, so zu arbeiten, wie es für sie am besten ist, erzielen sie mit größerer Wahrscheinlichkeit ihre maximale Produktivität.

2. fördert Innovation. Laut einer Umfrage von Atlassian halten 71 Prozent der Arbeitnehmenden mit einer gewissen Standortflexibilität ihr Team für innovativ, verglichen mit nur 57 Prozent der Arbeitnehmenden, die keine Flexibilität haben.

3. reduziert Fehlzeiten. Fehlzeiten wirken sich negativ auf die Arbeitsmoral und die Produktivität der Mitarbeitenden aus, und außerdem ziehen sie hohe Kosten nach sich. Die CDC Foundation schätzt, dass Fehlzeiten Unternehmen in den USA jedes Jahr über 225 Milliarden Dollar kosten (oder etwa 1.685 Dollar pro Mitarbeitenden). Mit mehr Flexibilität ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Mitarbeitende ungeplante Fehlzeiten in Anspruch nehmen. Und da Flexibilität das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördert (siehe nächster Punkt auf unserer Liste), trägt sie auch dazu bei, krankheitsbedingte Fehlzeiten zu verringern.
   
4. fördert das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Mit mehr Flexibilität am Arbeitsplatz können Mitarbeitende ihren Jahresurlaub für Erholung und Entspannung aufsparen – und so die gesundheitlichen Vorteile ihrer wohlverdienten Auszeit voll nutzen. Flexibles Arbeiten reduziert nachweislich auch Burnout und Stress: Nur 14 Prozent der Arbeitnehmenden, die ihren Arbeitsort flexibel wählen können, berichten über Burnout-Symptome, verglichen mit 36 Prozent der Arbeitnehmenden, die in dieser Hinsicht keine Flexibilität haben (Atlassian).
   
5. verbessert die Work-Life-Balance. In einer Studie des Future Forum mit 10.000 Wissensarbeitenden wurde Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes mit einer um 45 Prozent besseren Work-Life-Balance in Verbindung gebracht. Eine gute Work-Life-Balance ist entscheidend dafür, dass Ihre Mitarbeitenden glücklich, gesund und engagiert bleiben. In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihren Mitarbeitenden eine gute Work-Life-Balance ermöglichen (und warum das so wichtig ist).
   
6. macht es leichter, Top-Talente zu gewinnen und zu binden. Wir haben bereits gesehen, dass die Mehrheit der Arbeitnehmenden aller Generationen ein gewisses Maß an Flexibilität im Job erwartet. Flexible Arbeitsregelungen werden außerdem zunehmend entscheidend sein, wenn Sie Top-Talente gewinnen und halten wollen.
   
7. macht Ihr Unternehmen zu einem vielfältigen und inklusiven Arbeitsgeber. Flexible Arbeitsregelungen würdigen die Tatsache, dass jeder Mensch anders ist. Wenn Sie auf unterschiedliche Bedürfnisse, Zeitpläne, Vorlieben und Verfügbarkeiten eingehen, schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich alle Menschen entfalten können. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen ein barrierefreier, inklusiver, vielfältiger und gerechter Arbeitsplatz ist.

Das sind also die Vorteile. Wie sieht es aber mit den weniger wünschenswerten Aspekten von flexiblen Arbeitsregelungen aus? Gibt es überhaupt welche? Genau das wollen wir im nächsten Abschnitt herausfinden.

Was sind die Herausforderungen und Nachteile von flexiblen Arbeitsregelungen?

Ein flexibles Arbeitsmodell einzuführen kann eine echte Herausforderung sein. Hier sind einige potenzielle Nachteile, die Sie im Auge behalten sollten:

• Standortflexibilität kann Mitarbeitende anfälliger für das Imposter-Syndrom machen. In einer Studie, in der die Auswirkungen einer flexiblen Wahl des Arbeitsplatzes auf die Leistung der Belegschaft untersucht wurde, wiesen Mitarbeitende mit einer gewissen Standortflexibilität mehr Symptome des Imposter-Syndroms auf (42 Prozent) als die Beschäftigten, die ihren Arbeitslatz nicht flexibel wählen konnten (30 Prozent). Ein möglicher Grund dafür ist, dass Mitarbeitende, die nicht im Büro arbeiten, das Gefühl haben, sie müssten sich mehr anstrengen, um sich zu beweisen. Hier erfahren Sie, wie Sie erkennen, ob Ihre Mitarbeitenden unter dem Imposter-Syndrom leiden.
  
• Einige Arbeitnehmende befürchten, dass flexibles Arbeiten ihre berufliche Entwicklung erschwert. In einer Umfrage von Deloitte unter 1.000 US-amerikanischen Beschäftigten gaben 30 Prozent an, dass mögliche negative Konsequenzen für ihre berufliche Entwicklung sie davon abhalten würden, flexible Arbeitsregelungen zu nutzen. Das zeigt, dass flexible Arbeitsformen immer noch mit einem gewissen Stigma behaftet sind und dass einige Mitarbeitenden sich nicht wohl dabei fühlen, sie in Anspruch zu nehmen, weil sie befürchten, von ihren Vorgesetzten negativ beurteilt zu werden.
  
• Flexibles Arbeiten ohne klare Anweisungen und Vertrauen führt unweigerlich zu Chaos. Flexible Arbeitsregelungen kommen sowohl Arbeitgebenden als auch Arbeitnehmenden zugute, aber nur, wenn die Bedingungen stimmen. In Unternehmen, denen es an Vertrauen, Transparenz und Klarheit mangelt, kann die Einführung flexibler Arbeitsregelungen mehr schaden als nutzen. Denn Mitarbeitende vertrauen möglicherweise nicht darauf, dass sie flexibel arbeiten können, ohne dass dies negative Folgen für sie hat. Andere wiederum ärgern sich möglicherweise über Mitarbeitende, die flexible Arbeitsregelungen in Anspruch nehmen. Wenn Sie flexible Arbeitsreglungen in Erwägung ziehen, sollten Sie daher zuvor sicherstellen, dass Sie die richtigen Voraussetzungen schaffen.

Lassen Sie sich von diesen potenziellen Herausforderungen nicht abschrecken. Schließlich hat flexibles Arbeiten weitaus mehr Vorteile als Nachteile! Mit sorgfältiger Planung und Bedacht können Sie flexible Arbeitsregelungen erfolgreich einführen und die Vorteile daraus ziehen.

Wie Sie erfolgreich mehr Flexibilität am Arbeitsplatz bieten

Möchten Sie die Arbeit in Ihrem Unternehmen flexibler gestalten? Dann befolgen Sie diese drei Schritte:

1. Finden Sie zuerst heraus, welche Art von Flexibilität Ihre Mitarbeitenden am meisten schätzen
2. Denken Sie auch an die Herausforderungen (und ergreifen Sie Maßnahmen, um dagegen vorzugehen)
3. Erstellen Sie eine Richtlinie für Ihre flexible Arbeitsregelungen, denn Klarheit ist das A und O!

1. Finden Sie heraus, welche Art von Flexibilität Ihre Mitarbeitenden am meisten schätzen

Flexibles Arbeiten kann ganz unterschiedliche Formen annehmen. Daher sollten Sie zuerst herausfinden, welche Art von flexiblen Arbeitsregelungen in Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bringen und was überhaupt machbar ist.

Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, was Flexibilität für sie bedeutet. Welche Regelungen wären für sie ideal? Wenn sie die Wahl hätten, welche flexiblen Arbeitsregelungen würden sie bevorzugen?

Sie werden vielleicht nicht alle Wünsche an mehr Flexibilität im Job erfüllen können, aber Sie können sie als Ausgangspunkt nehmen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden unter vier Augen (oder lassen Sie die Vorgesetzten mit ihren direkten Mitarbeitenden sprechen) und führen Sie eine anonyme Umfrage durch.

Sobald Sie wissen, was flexible Arbeit für Ihre Mitarbeitenden bedeutet und wie eine solche Regelung in Ihrem Unternehmen aussehen könnte, können Sie damit beginnen, diese Vision in die Tat umzusetzen.

2. Denken Sie an die Herausforderungen (und ergreifen Sie Maßnahmen, um dagegen vorzugehen)

Wie wir gesehen haben, überwiegen die Vorteile von flexiblen Arbeitsregelungen bei weitem die Nachteile. Dennoch ist es notwendig, mögliche Herausforderungen zu antizipieren und entsprechende Maßnahmen zu treffen.

Welche Auswirkungen beispielsweise könnten flexible Arbeitsregelungen auf die unternehmensweite Kommunikations- und Meeting-Kultur haben? Welche Instrumente, Maßnahmen und Verfahren können Sie einführen, um die Kommunikation zwischen Teams, die von unterschiedlichen Orten aus arbeiten und/oder zwischen Mitarbeitenden mit abweichenden Arbeitszeiten zu fördern?

Wie können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die Vorteile der flexiblen Arbeitsregelungen nutzen können? Werden Sie sich dafür einsetzen, dass alle die Möglichkeit haben, sich weiterzuentwickeln und voranzukommen, unabhängig davon, ob sie sich für flexibles Arbeiten entscheiden oder nicht?

Außerdem können Sie Ihre Mitarbeitenden fragen, welche Bedenken sie in Bezug auf flexibles Arbeiten haben (auch hier eignen sich anonyme Umfragen). So können Sie eine detaillierte Risikobewertung durchführen und sich entsprechend vorbereiten.

3. Erstellen Sie eine Richtlinie für flexible Arbeitsregelungen, denn Klarheit ist das A und O!

Laut FlexJobs bieten 64 Prozent der Unternehmen flexible Arbeitsregelungen an, ohne dass sie eine formelle schriftliche Richtlinie dafür haben.

Aber flexible Arbeitsformen ohne eine entsprechende Richtlinie können zu Verwirrung, Missverständnissen und Unsicherheit führen. Klarheit ist dabei absolut essenziell: Alle sollten genau wissen, welche flexible Arbeitsformen ihnen zur Verfügung stehen und was von ihnen erwartet wird.

Wenn Sie z. B. hybride Arbeitsformen einführen, gibt es dann bestimmte Tage – oder eine bestimmte Anzahl von Tagen – an denen die Mitarbeitenden im Büro sein müssen? Was müssen sie beachten, wenn sie ein oder zwei Wochen im Ausland arbeiten wollen? Wenn Sie Gleitzeit einführen, ist diese völlig flexibel oder müssen alle zum Beispiel zwischen 8 und 11 Uhr beginnen?

Halten Sie alles schriftlich fest, gehen Sie die Richtlinie mit Ihren Mitarbeitenden durch, und stellen Sie sicher, dass sie leicht Zugriff darauf haben.

Je mehr Klarheit Sie schaffen, desto leichter wird es für Sie und Ihre Mitarbeitenden sein, die flexiblen Arbeitsregelungen zu nutzen.

Flexible Arbeitsregelungen: Fazit

Wenn wir in den letzten Jahren etwas gelernt haben, dann, dass die meisten Beschäftigten auch ohne herkömmliche Einschränkungen gute Arbeit leisten können. Mit mehr Flexibilität können wir einen anpassungsfähigen, barrierefreien und inklusiven Arbeitsplatz schaffen, der allen Anforderungen gerecht wird. Flexibles Arbeiten wirkt sich positiv auf die Unternehmenskultur, die Arbeitsmoral, das Wohlbefinden der einzelnen Mitarbeitenden und die Unternehmensleistung aus – eine klare Win-Win-Situation für alle!